Advies en Organisatie

Hieronder vindt u een overzicht van alle advies en organisatie werkzaamheden die Pauwels Congress Organisers voor haar rekening kan nemen om van uw congres of evenement een onvergetelijke te maken.

Overleg/vergadering >>

• Bijwonen van vergaderingen en verslaglegging
• Overleg met de opdrachtgever zowel telefonisch als per e-mail
• Evaluatie met alle betrokkenen na afloop van het congres

Planning/draaiboek >>

• Opstellen van een planning, opstellen van alle activiteiten verdeeld naar verantwoordelijke persoon, het bewaken van deze planning en controle op de uitvoering hiervan
• Opstellen van een dagdraaiboek voor de organisatie van het congres
• Bespreken van het draaiboek met alle betrokken partijen

Begroting/financiën >>

• Opstellen, bewaken en bijstellen van de congresbegroting
• Beheren van de financiële administratie voor, tijdens en na het congres (inzake registratiegelden, sponsorgelden en leveranciers)
• Fondsenwerving
• Controleren en betalen van facturen van derden
• Openen van een bankrekening voor het innen van registratie- en sponsorgelden
• Controleren en verwerken van ontvangen registratie- en sponsorgelden
• Opstellen van een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven
• Opstellen van een eindrealisatie na afloop van het congres

Locatie >>

• Adviseren over en zoeken naar geschikte locaties
• Organiseren van site visits naar diverse locaties
• Onderhouden van nauw contact met de locatie
• Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten die ingehuurd c.q. gekocht moeten worden zoals: catering, audiovisuele voorzieningen etc.

Communicatiebegeleiding >>

• Adviseren over en coördineren van drukwerk
• Adviseren over en coördineren van advertenties in vakbladen, magazines etc.
• Eindcontrole van alle communicatie-uitingen en drukwerk

Website >>

• Adviseren over het ontwerp van de website
• Updaten en aanpassen van de website

E-Mailing >>

• Coördineren van de benodigde teksten/documentatie voor de mailing
• Coördineren van de verzending van de mailing

Programma/sprekersbegeleiding >>

• Adviseren over en coördineren van het programma
• Overnemen van reeds gelegde contacten met de sprekers
• Onderhouden van nauw contact met sprekers: opstellen van uitnodigingen, verzenden van uitnodigingen, bevestigen van sprekers, bewaken van deadlines, coördineren van reis- en hotelboekingen, verzamelen van manuscripten, CV’s en eventueel foto’s, verzamelen van Powerpoint presentaties
• Onderhouden van nauw contact met de dagvoorzitter, sessie voorzitters etc.
• Informeren van de sprekers en de voorzitters voorafgaand aan het congres
• Verwerken en uitbetalen van declaraties van de sprekers
• Begeleiden van de sprekers en de voorzitters on-site
• Opstellen en verzenden van bedankbrieven

Sociaal / Partner programma >>

• Het zoeken en voorstellen van mogelijke locaties en mogelijke activiteiten voor het partnerprogramma
• Site visits naar diverse locaties
• Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten

Sponsoren >>

• Samenstellen van de sponsorpakketten en de sponsorbrochure
• Onderhouden van nauw contact met de sponsoren
• Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van gemaakte afspraken
• Factureren en verwerken en controleren van betalingen, eventueel verzenden van herinneringen
• Opstellen van instructies ten behoeve van de lay-out van de advertenties
• Verzamelen van tekst en beeldmateriaal ten behoeve van de advertenties
• Coördineren van de advertenties
• Coördineren van de tegenprestaties

On-site management >>

• De projectmanager is verantwoordelijk voor de totaalcoördinatie van het congres
• De projectmanager en andere teamleden zijn gedurende het gehele congres aanwezig
• Inrichten en coördineren van de registratiebalie
• Coördineren en supervisie van de opbouw van het congres en de expositie
• Registreren van de deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren
• Beheren van on-site betalingen, kasbeheer tijdens het congres
• Verstrekken van inhoudelijke en informatieve informatie
• Aansturen en begeleiden van hostessen

Deelnemersregistratie >>

• Opzetten van de on-line registratiemodule
• Opzetten van een eventueel hard-copy registratieformulier
• Verwerken van geretourneerde registraties (on-line en hardcopy)
• Registreren van de sprekers, sponsoren, exposanten en Organising Committee
• Secretariaat voeren voor deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren; beantwoorden van individuele vragen
• Bevestigen van de registraties per e-mail
• Controleren en verwerken van de betalingen (per bank en per credit card) en versturen van eventuele herinneringen
• Ontwerpen, produceren en insteken van de badges en tickets voor social events
• Voorbereiden van persoonlijke enveloppen voor de deelnemers
• Opstellen van de deelnemerslijsten
• Opstellen van de deelnemersenquêtes en verwerken na afloop
• Coördineren van de inhoud en vullen van de congrestassen

Hotelreservering >>

• Afspraken maken met diverse hotels in diverse prijscategorieën
• Plaatsen van opties bij diverse hotels
• Bewaken van de optietermijnen bij de diverse hotels
• Opstellen van informatie voor op de congreswebsite over de hotels inclusief prijzen, ligging etc.
• Opzetten van de on-line hotelreserveringmodule gekoppeld aan de deelnemersregistratiemodule
• Bevestigen van de hotelreserveringen aan de deelnemers en het versturen van een hotelvoucher
• Contact houden met de deelnemers en hotels over praktische zaken c.q. wijzigingen
• Financiële afhandeling met de hotels
• Opstellen van reserveringslijsten voor de hotels
• Onderhouden van nauw contact met de hotels

Abstract handling >>

• Samenstellen van de abstract richtlijnen
• Opzetten van de on-line abstract module (abstract, reviewer en scientific committee module)
• Downloaden en verwerken van de abstracts
• Doorsturen van de abstracts naar de reviewers en het programma comité
• Verwerken van de beoordelingen
• Opstellen van de bevestigings- en afwijzingsbrieven
• Verzenden van de bevestigingen en / of afwijzingen naar auteurs
• Opstellen van de presentatie-instructies en verzamelen van de PowerPoint presentaties
• Onderhouden van nauw contact met de auteurs over praktische zaken
• Indelen van de sessies in overleg met opdrachtgever

Expositie handling >>

• Samenstellen van de participatievoorwaarden
• Onderhouden van nauw contact met de exposanten
• Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van de gemaakte afspraken
• Factureren en verwerken en controleren van betalingen, eventueel verzenden van herinneringen
• Opstellen van de tentoonstellingshandleiding inclusief bestelformulieren
• Verwerken van bestelformulieren en bevestigen van bestellingen
• Opstellen van de exposantenlijsten
• Overleggen met de exposanten over standlocatie
• Produceren van de expositie plattegrond
• Coördineren van de standbouw en de opbouw van de expositie