Organiseren en coördineren zit in ons bloed
Van overleg tot on-site management

Advies en Organisatie

Hieronder vindt u een overzicht van alle advies en organisatie werkzaamheden die Partners in Congress Organisation voor haar rekening kan nemen om van uw congres of evenement een onvergetelijke te maken.

+ Overleg/vergadering

• Bijwonen van vergaderingen en het maken van een actielijst
• Overleg met de opdrachtgever zowel telefonisch als per e-mail
• Evaluatie met alle betrokkenen na afloop van het congres

+ Planning/draaiboek

• Opstellen van een planning, opstellen van alle activiteiten verdeeld naar verantwoordelijke persoon, het bewaken van deze planning en controle op de uitvoering hiervan
• Opstellen van een dagdraaiboek voor de organisatie van het congres
• Bespreken van het draaiboek met alle betrokken partijen

+ Begroting/financiën

• Opstellen, bewaken en bijstellen van de congresbegroting
• Beheren van de financiële administratie voor, tijdens en na het congres (inzake registratiegelden, sponsorgelden en leveranciers)
• Controleren en betalen van facturen van derden
• Openen van een bankrekening voor het innen van registratie- en sponsorgelden
• Controleren en verwerken van ontvangen registratie- en sponsorgelden
• Opstellen van een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven
• Opstellen van een eindrealisatie na afloop van het congres

+ Locatie

• Adviseren over en zoeken naar geschikte locaties
• Organiseren van site visits naar diverse locaties
• Onderhouden van nauw contact met de locatie
• Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten die ingehuurd c.q. gekocht moeten worden zoals: catering, audiovisuele voorzieningen etc.

+ Communicatiebegeleiding

• Adviseren over en coördineren van drukwerk
• Adviseren over en coördineren van de productie van een congress app
• Adviseren over en coördineren van advertenties in vakbladen, magazines etc.
• Eindcontrole van alle communicatie-uitingen en drukwerk

+ Website

• Adviseren over het ontwerp van de website
• Updaten en aanpassen van de website

+ E-Mailing

• Coördineren van de benodigde teksten/documentatie voor de mailing
• Opmaak van de nieuwsbrief in de huisstijl van het congress
• Coördineren van de verzending van de mailing

+ Programma/sprekersbegeleiding

• Adviseren over en coördineren van het programma
• Overnemen van reeds gelegde contacten met de sprekers
• Onderhouden van nauw contact met sprekers: opstellen van uitnodigingen, verzenden van uitnodigingen, bevestigen van sprekers, bewaken van deadlines, coördineren van reis- en hotelboekingen, verzamelen van manuscripten, CV’s en eventueel foto’s
• Onderhouden van nauw contact met de dagvoorzitter, sessie voorzitters etc.
• Informeren van de sprekers en de voorzitters voorafgaand aan het congres
• Verwerken en uitbetalen van declaraties van de sprekers
• Begeleiden van de sprekers en de voorzitters on-site
• Opstellen en verzenden van bedankbrieven

+ Sociaal / Partner programma

• Het zoeken en voorstellen van mogelijke locaties en mogelijke activiteiten voor het partnerprogramma
• Site visits naar diverse locaties
• Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten

+ Sponsoren

• Samenstellen van de sponsorpakketten en de sponsorbrochure
• Onderhouden van nauw contact met de sponsoren
• Afhankelijk van de eisen van de sponsor (gebaseerd op de Geneesmiddelenwet, Gedragscode, Europese Richtlijnen, Geneesmiddelenreclame) de betreffende sponsor voorzien van: een officieel sponsorverzoek, (verkorte) begroting, en aanvullende informatie noodzakelijk om in aanmerking te komen voor sponsoring
• Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van gemaakte afspraken
• Factureren en verwerken en controleren van betalingen, eventueel verzenden van herinneringen
• Opstellen van instructies ten behoeve van de lay-out van de advertenties
• Verzamelen van tekst en beeldmateriaal ten behoeve van de advertenties
• Coördineren van de advertenties
• Coördineren van de tegenprestaties

+ On-site management

• De projectmanager is verantwoordelijk voor de totaalcoördinatie van het congres
• De projectmanager en andere teamleden zijn gedurende het gehele congres aanwezig
• Inrichten en coördineren van de registratiebalie
• Coördineren en supervisie van de opbouw van het congres en de expositie
• Registreren van de deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren
• Beheren van on-site betalingen, kasbeheer tijdens het congres
• Verstrekken van inhoudelijke en informatieve informatie
• Aansturen en begeleiden van hostessen

+ Deelnemersregistratie

• Opzetten van de on-line registratiemodule
• Opzetten van een eventueel hard-copy registratieformulier
• Verwerken van geretourneerde registraties (on-line en hardcopy)
• Registreren van de sprekers, sponsoren, exposanten en Organising Committee
• Secretariaat voeren voor deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren; beantwoorden van individuele vragen
• Bevestigen van de registraties per e-mail
• Controleren en verwerken van de betalingen (per bank en per credit card) en versturen van eventuele herinneringen
• Ontwerpen, produceren en insteken van de badges en tickets voor social events
• Voorbereiden van persoonlijke enveloppen voor de deelnemers
• Opstellen van de deelnemerslijsten
• Opstellen van de deelnemersenquêtes en verwerken na afloop
• Coördineren van de inhoud en vullen van de congrestassen

+ Accreditatie

• Accreditatie aanvragen bij de beroepsgroepen
• Accreditatie verwerken na afloop van het congres

+ Hotelreservering

• Afspraken maken met diverse hotels in diverse prijscategorieën
• Plaatsen van opties bij diverse hotels
• Bewaken van de optietermijnen bij de diverse hotels
• Opstellen van informatie voor op de congreswebsite over de hotels inclusief prijzen, ligging etc.
• Opzetten van de on-line hotelreserveringmodule gekoppeld aan de deelnemersregistratiemodule
• Bevestigen van de hotelreserveringen aan de deelnemers en het versturen van een hotelvoucher
• Contact houden met de deelnemers en hotels over praktische zaken c.q. wijzigingen
• Financiële afhandeling met de hotels
• Opstellen van reserveringslijsten voor de hotels
• Onderhouden van nauw contact met de hotels

+ Abstract handling

• Samenstellen van de abstract richtlijnen
• Opzetten van de on-line abstract module (abstract, reviewer en scientific committee module)
• Downloaden en verwerken van de abstracts
• Doorsturen van de abstracts naar de reviewers en het programma comité
• Verwerken van de beoordelingen
• Opstellen van de bevestigings- en afwijzingsbrieven
• Verzenden van de bevestigingen en / of afwijzingen naar auteurs
• Opstellen van de presentatie-instructies en verzamelen van de PowerPoint presentaties
• Onderhouden van nauw contact met de auteurs over praktische zaken
• Indelen van de sessies in overleg met opdrachtgever

+ Expositie handling

• Samenstellen van de participatievoorwaarden
• Onderhouden van nauw contact met de exposanten
• Afhankelijk van de eisen van de exposant (gebaseerd op de Geneesmiddelenwet, Gedragscode, Europese Richtlijnen, Geneesmiddelenreclame) de betreffende exposant voorzien van: een officeel sponsorverzoek, (verkorte) begroting, en aanvullende informatie noodzakelijk om in aanmerking te komen voor sponsoring 
• Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van de gemaakte afspraken
• Factureren en verwerken en controleren van betalingen, eventueel verzenden van herinneringen
• Opstellen van de tentoonstellingshandleiding inclusief online bestelformulieren
• Verwerken van bestelformulieren en bevestigen van bestellingen
• Opstellen van de exposantenlijsten
• Overleggen met de exposanten over standlocatie
• Produceren van de expositie plattegrond
• Coördineren van de standbouw en de opbouw van de expositie

+ Online - Hybride congressen
  • Adviseren over en zoeken naar een geschikt platform
  • Onderhouden van nauw contact met de leverancier van het platform over design, content, etc.
  • Voorbereiden van technische instructies voor sprekers, exposanten en deelnemers
  • Coordineren van de opnames / presentaties van sprekers, abstract presenters
  • Coordineren van de digitale poster presentaties
  • Opstellen van praktische informatie of instructievideo's voor de deelnemers inclusief persoonlijke logins
  • Tijdens het online congres, een digitaal secretariaat voeren voor deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren; beantwoorden van individuele vragen





Van registratie tot abstracthandling

Heeft u niet de juiste software en kennis voor de registratie en administratie omtrent grootschalige projecten? Partners in Congress Organisation kan u hierbij van dienst zijn. Uw deelnemersregistratie, hotelreservering, abstracthandling of expositiehandling is bij ons in goede handen. We beschikken over een eigen op maat gemaakt systeem voor het versturen van mailings, newsletters, certificaten en enquêtes. Wij hebben de juiste tools en ervaring om elke administratieve taak succesvol te volbrengen.