Privacy

PRIVACYVERKLARING – PCO

1. PCO
Wij zijn Pauwels Congress Organisers B.V. (‘PCO’), een Nederlands bedrijf dat diensten verleent. Wij zijn actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER, tenzij anders aangegeven. Wij verwerken uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverlening, ap-plicaties, websites en software. Voorbeelden van onze dienstverlening zijn registraties voor congressen en bijbehorende administratie en facturatie en lidmaatschappen van verenigingen en bijbehorende administratie. Dit noemen wij hierna de “Dienst”. In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzame-len, gebruiken en beveiligen.

2. Algemeen
Wij kunnen bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dat weten. Toch raden wij u aan af en toe zelf te controleren of de privacyverkla-ring is gewijzigd.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Er zijn een aantal manieren waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verzamelen. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u kunnen verzamelen. De persoonsgegevens zijn gesorteerd naar de verschillende verwerkingsdoelen. Naast ieder doel staat hoe lang de persoonsgegevens voor dat doel worden bewaard. Persoonsgegevens rechtstreeks door ons verzameld of rechtstreeks door u aan ons aangeleverd

3.1 Verwerkingen op grond van een wettelijke grondslag
1. Administratieverplichtingen: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal 10 jaar
• naam
• adres
• btw-identificatienummer
• factuurgegevens

Wij kunnen deze persoonsgegevens delen met onze accountant om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Indien u gebruik wilt maken van onze Dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

3.2 Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst die u gesloten heeft (het leveren van de Dienst)
1. Algemeen: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst
• naam
• adres
• privé en/of zakelijk e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact over de Dienst)
• telefoonnummer (werk en privé)
• titel
• functie
• bedrijfsnaam
• afdeling
• geslacht
• geboortedatum (indien u mee wilt doen aan prijsvragen)
• dieetwensen
• registratienummer
• BIG registratienummer
• overige lidmaatschapsnummers van uw vereniging
• bedragen van verrichte betalingen
• bankrekeningnummer (bij gebruik van bankrekening)
• alle overige persoonsgegevens die aan ons worden verschaft in het kader van onze dienstverlening
• overige persoonsgegevens die u verstrekt bij het opnemen van contact met PCO

Het kan zijn dat uw naam opgeslagen wordt in Dropbox. Dropbox slaat haar gegevens op in de Verenigde Staten. Indien u gebruik wilt maken van onze Dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken. De reden hiervoor is dat deze persoonsgegevens nodig zijn om de Dienst aan u te kunnen leveren. Om onze Dienst te kunnen leveren, kunnen wij bovenstaande gegevens delen met de volgende partijen die zelfstandig als verwerkingsverantwoordelijke optreden:
• hotels en boekingskantoren; (NAW gegevens, emailadressen)
• cateraars; (naam en eventuele dieetwensen)
• standbouwbedrijven (alleen indien u congressponsor bent); (NAW gegevens, emailadressen en telefoonnummers, BTW nummer)
• uitgevers van (wetenschappelijke) tijdschriften; (NAW gegevens, emailadres-sen en telefoonnummers)
• onze klant, degene die het congres organiseert, (NAW gegevens, lidmaat-schapsnummer, registratienummer);
• onze accountant (NAW gegevens, BTW nummer, te ontvangen en betaalde bedragen) en;
• PE-online (BIG registratienummer)

3.3 Verwerkingen voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen
1. Het verbeteren van onze dienstverlening: wij bewaren deze persoonsgegevens maximaal gedurende 2 jaar nadat zij zijn verzameld
• naam
• online/cookie identificatienummer
• IP-adres
• uw gebruik van onze website
• gegevens betreffende het apparaat waarvan u onze website raadpleegt
• e-mailadres
• (overige) ingevulde informatie bij het evaluatieformulier

2. Het veilig houden van de Dienst: wij bewaren deze persoonsgegevens tot maximaal 6 maanden nadat zij zijn verzameld
• gebruikersnaam en wachtwoord
• IP-adres
• device-ID
• user-ID
• besturingssysteem
• tijd, datum en plaats van login

3. Om u te informeren over onze andere diensten (indien u bij ons een betaalde Dienst heeft afgenomen): wij bewaren deze persoonsgegevens totdat u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen
• naam
• e-mailadres

4. Indien u bij ons solliciteert (verwerkingsduur van 4 weken na het eindigen van de sollicitatie, of 1 jaar indien u daarvoor toestemming geeft)
• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• CV (inclusief eventuele foto)
• motivatiebrief

5. Foto’s en video’s (bij evenementen): wij bewaren deze persoonsgegevens zo-lang deze relevant zijn voor de op voorhand aangegeven doeleinden of tot u aangeeft dat u niet meer wilt dat de foto verwerkt wordt
• naam
• foto

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van een belangenafweging. Wilt u de gegevens onder 3.3.1. of 3.3.2 niet verstrekken, dan vragen wij u ons dit te laten weten onder vermelding van uw motivering. Wij zullen uw motivering meenemen en nogmaals de belangenafweging maken. Indien wij na de nieuwe belangenafweging tot de conclusie komen dat u uw persoonsgegevens toch dient te verstrekken, dan kunt u onze Dienst niet gebruiken indien u weigert de persoonsgegevens te verstrekken. Meer informatie over uw rechten kunt u hieronder onder het kopje ‘Uw rechten’ lezen. U kunt uzelf afmelden voor de verwerking genoemd onder 3.3.3. door de afmeldingin-structies te volgen die bij elke marketing e-mail zijn opgenomen. Als u zich afmeldt, dan heeft dit geen gevolg voor onze mogelijkheden om u belangrijke e-mails te sturen over de Dienst en uw account. Daarnaast heeft het geen gevolg voor onze mogelijkheid om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals wij hebben beschreven in deze privacyverkla-ring.

3.4 Verwerking met uw toestemming, verwerkingsduur tot 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst
1. Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere door ons aangeboden diensten: wij bewaren deze persoonsgegevens totdat u aan-geeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen
• naam
• organisatie
• telefoonnummer
• e-mailadres

2. Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen: wij bewa-ren deze persoonsgegevens tot maximaal 2 maanden nadat uw verzoek of vraag is afgehandeld
• naam
• organisatie
• e-mailadres
• telefoonnummer
• overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met PCO

Foto’s en video’s kunnen in de Verenigde Staten verwerkt worden (o.a. door YouTube van Google). Wij laten deze gegevens enkel verwerken in de Verenigde Staten nadat wij ons ervan verzekerd hebben dat de partijen waar wij mee samenwerken voldoen aan de AVG en voldoende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen. U bent niet verplicht om de hier genoemde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u de persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, dan heeft dit geen negatieve ge-volgen voor uw gebruik van de Dienst. U kunt de Dienst dus gewoon blijven gebruiken. Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven en ze worden ook pas verwerkt als u daadwerkelijk toestemming heeft gegeven of zelf de persoonsgegevens heeft verstrekt.

4. Delen van persoonsgegevens
Wij verkopen of verhandelen geen persoonlijke informatie van u aan anderen. Dit is al-leen anders als wij dit hebben aangegeven in deze privacyverklaring.

4.1 Delen met verwerkers
Wij kunnen anderen vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het kan voor-komen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder “Verwerker” genoemd. Met deze Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij maken gebruik van de volgende soorten Verwerkers:
• opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud (Dropbox);
• onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor geen persoonsgege-vens met Google gedeeld worden);
• beheerders van evaluatieformulieren;
• software voor bestandsoverdracht (WeTransfer);
• appontwikkelaars;
• hosting provider(s), en;
• beheerders van video’s en opslag daarvan (YouTube).

In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan zijn wij hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

4.2 Delen met uw toestemming
Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld met andere partijen samenwerken om u specifieke dien-sten of aanbiedingen aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten of marke-tingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.

4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid
Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:
1. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
2. nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
3. nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
4. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze mede-werkers of het publiek te beschermen;
5. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen indien een overheidsinstantie een verzoek doet dat betrekking heeft op uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

4.4 Fusie of verkoop (deel) van de onderneming
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens openbaar maken, delen of overdragen als wij een gedeelte van ons bedrijf overdragen. Voorbeelden hiervan zijn (onderhande-lingen over) een fusie, verkoop van onderdelen van de onderneming of het verkrijgen van financiering. Wij zullen uiteraard proberen de impact voor u zoveel mogelijk te be-perken door persoonsgegevens alleen over te dragen als dat noodzakelijk is.

5. Bescherming van persoonsgegevens
Wij vinden het belangrijk om uw persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen en beveili-gingen. Wij hebben daarom passende technische en organisatorische beveiligingsmaatre-gelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:
• We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
• Transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens van en naar ons is versleuteld, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie.
• Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.
• Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen als dat mogelijk is en de data-base is niet extern benaderbaar.
• Kwetsbaarheden in de software worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk aange-pakt en servers en software worden frequent van veiligheidsupdates voorzien.
• Onze online omgeving wordt op periodieke basis onderworpen aan penetratietes-ten.

Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van per-soonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegaran-deerd kan worden.

6. Links naar sites van derden
Onze Diensten kunnen links bevatten naar andere websites en diensten. Daarnaast kan onze Dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites en diensten van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt aan derden, dan zijn wij hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen voordat u persoonsgege-vens aan ze verstrekt.

7. Uw rechten
U kunt de persoonsgegevens die door ons worden verzameld, controleren, bijwerken, corrigeren of verwijderen. Ook kunt u ons verzoeken om de verwerkingen te beperken. U kunt ons bovendien vragen om de persoonlijke informatie die wij over u verwerken over te dragen aan een ander. U moet dan wel aangeven welke informatie u overgedragen wenst te zien. Wij voldoen aan een dergelijk verzoek als het gaat om informatie die is verwerkt op basis van artikel 3.2 of 3.4 van deze privacyverklaring, tenzij deze informa-tie ook persoonsgegevens bevat over andere personen. Om van uw rechten gebruik te maken dient u contact met ons op te nemen. Onze con-tactgegevens zijn in artikel 8 van deze privacyverklaring terug te vinden. Indien de Dienst zelf een mogelijkheid biedt om contact met ons op te nemen, dan is dat uiteraard ook mogelijk.

Wij zullen uw verzoek beoordelen om te zien of is voldaan aan de wettelijke vereisten en om te kijken of uw verzoek geen gerechtvaardigd belang van ons schendt. Wij hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang indien wij de persoonsgegevens nodig hebben om onze Dienst aan anderen te kunnen verstrekken, om geschillen op te lossen, om de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te handhaven, voor technische en/of juridische vereis-ten en/of indien de Dienst of wet dat vergt. Om per e-mail toegang te krijgen tot uw eigen persoonsgegevens, moet u voldoende bewijs van uw identiteit verstrekken op de manier zoals wij dat van u vragen. Indien wij niet zeker weten of u daadwerkelijk de persoon bent over wie de persoonsgegevens gaan, dan mogen wij u de toegang tot de persoonsgegevens weigeren.

Wij reageren binnen 4 weken op al uw verzoeken zoals die hier staan omschreven. Bij complexe verzoeken kunnen wij de termijn met nog eens 4 weken verlengen. Indien wij de termijn verlengen, zullen wij u binnen 4 weken na het indienen van het verzoek daar-van op de hoogte stellen. U heeft het recht om bij de bevoegde privacy autoriteit een klacht in te dienen over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens. Voor Nederland is deze autoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens, die u kunt bereiken op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Foto’s en Video’s
Tijdens congressen georganiseerd door PCO, kunnen er foto’s en/of video’s gemaakt worden. Deze foto’s en/of video’s kunnen gebruikt worden voor of op openbare websites als illustratie en/of ter vormgeving van de website(s) gerelateerd aan PCO en/of de klant en/of voor of in nieuwsitems, verslagen, rapportages, nieuwsbrieven, gidsen, bro-chures, advertenties en/of social-media gerelateerd aan PCO en/of de klant. Ik ben ervan op de hoogte dat ik te allen tijde gerechtigd ben om bezwaar te maken tegen deze verwerking van persoonsgegevens door een daartoe strekkende verklaring te richten tot PCO. PCO zal dan de persoonsgegevens, waar redelijkerwijs mogelijk, verwij-deren en, voor zover dat niet mogelijk is, het verdere gebruik ervan staken.

9. Contact
Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u con-tact met ons opnemen via e-mail op info@pauwelspco.nl.